Documentar la IT: el conocimiento no puede vivir en una cabeza

Hay una prueba sencilla para medir la salud de la IT de una empresa: si mañana no está la persona «que lo sabe todo» —el técnico histórico, el proveedor de siempre, el socio manitas—, ¿alguien puede acceder al servidor, renovar el dominio y saber qué toca cada cosa? Si la respuesta es no, tu empresa tiene una dependencia crítica sin documentar. Y las dependencias sin documentar siempre cobran.

Lo que debe estar escrito, sí o sí

• Inventario de activos: equipos, servidores, licencias y servicios contratados, con fechas de caducidad y renovación.
• Credenciales: en un gestor de contraseñas corporativo con acceso controlado. Ni excels, ni libretas, ni memoria.
• Mapa de infraestructura: qué hay, dónde está, cómo se conecta y de qué depende.
• Procedimientos: cómo se da de alta un empleado, cómo se restaura un backup, a quién se llama si cae internet.
• Contratos y proveedores: qué cubre cada uno, con qué SLA y cómo se rescinde.

Los síntomas de la falta de documentación

Se reconocen fácil: el dominio que caduca porque el aviso llegaba al correo de un exempleado; el servidor que nadie se atreve a tocar «por si acaso»; la incorporación que tarda una semana en tener accesos; el proveedor nuevo que necesita un mes de arqueología antes de poder ayudar.

Documentar no es un proyecto, es un hábito

La documentación hecha una vez y abandonada caduca en meses. La útil es la que se actualiza como parte del trabajo: cada cambio en la infraestructura actualiza el inventario en el momento. Así lo hacemos en KOVU con cada cliente: inventario, credenciales y procedimientos al día, porque es la condición para que el servicio no dependa de nadie en concreto. Tampoco de nosotros.